Evenement organiseren, melding en vergunning

Heb je een vergunning nodig? Een aanvraag voor een evenement bestaat uit drie onderdelen:

• Aanvraagformulier (standaard formulier)
• Veiligheidsplan (sjabloon beschikbaar)
• Overzichtstekening (door organisaties te maken)

Het aanvraagformulier geeft ons een goed beeld van jouw evenement. Je vult een standaard formulier in met vragen over jouw evenement. Zo staan er vragen in over de locatie van het evenement, maar ook vragen over verkeer en geluid.

We gebruiken het aanvraagformulier en het sjabloon van het veiligheidsplan voor alle evenementen. Dat wil zeggen dat niet elke vraag op deze formulieren van toepassing is voor elk evenement. De vragen die niet van toepassing zijn op het evenement mag je overslaan.

Je maakt zelf een overzichtstekening van jouw evenement. De overzichtstekening moet voldoen aan de vereisten van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BGBOP). De BGBOP bevat landelijke basisregels voor brandveiligheid en basishulpverlening. De brandweer checkt aan de hand van de tekeningen of het evenement aan de brandveiligheidseisen voldoet.

De volgende indieningsvereisten gelden voor de overzichtstekening:

• Situatieschets met noordpijl
• Plattegrond met een maat- of schaalaanduiding waarop objecten zijn weergegeven

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een tent/gebouw wordt per verblijfsruimte, voor zover aanwezig, de volgende informatie gevraagd:

• Beschikbare oppervlakte voor personen
• Gebruiksbestemming (bijvoorbeeld feesttent, garderobe, muntverkoop)
• Opstelling van inventaris en inrichtingselementen (bijvoorbeeld stands, kramen, podia, bar)
• Brand- en rookwerende scheidingsconstructies (bijvoorbeeld muren in gebouwen)
• Vluchtroutes
• Draairichting van doorgangen
• Nooduitgangen, met aanduiding van de breedte van de nooduitgang (bijvoorbeeld enkele of dubbele deur) en hoe ver de nooddeur open kan (bijvoorbeeld 90°, 180°)
• Vluchtroute-aanduidingen
• Noodverlichting
• Brandblusvoorzieningen
• Brandweeringang (graag een aparte ingang voor hulpdiensten)

Het is handig om bij het maken van de tekening gebruik te maken van symbolen.

Je zorgt voor een veiligheidsplan. Hiervoor is een sjabloon beschikbaar, maar je mag ook een eigen veiligheidsplan maken. In het veiligheidsplan vul je bijvoorbeeld vragen in over aanwezigheid van EHBO.
Zowel het aanvraagformulier als het veiligheidsplan kun je hierboven downloaden.

Jouw aanvraag moet uiterlijk 8 weken voor aanvang van het evenement compleet zijn ingediend.

Je hoeft geen vergunning aan te vragen voor een klein evenement. Voor een klein evenement gelden de volgende voorwaarden.

In deze afdeling wordt onder klein evenement verstaan een evenement waarbij:

1. het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 100 personen;
2. de activiteiten plaatsvinden op maandag t/m zaterdag tussen 08.00 uur en 24.00 uur of op zondag tussen 13.00 uur en 24.00 uur;
3. geen (versterkte) muziek ten gehore wordt gebracht op maandag t/m zaterdag voor 08.00 uur of na 23.00 uur of op zondag voor 13.00 uur of na 23.00 uur, tenzij een ontheffing geluid is verleend of melding incidentele festiviteit is gedaan.
4. bij gebruik van een gebouw wordt er voldaan aan de gebruiksvoorwaarden voortvloeiende uit de gebruiksmelding behorend bij het gebouw;
5. er geen gebruiksmelding of afwijking van de gebruiksmelding nodig is in de zin van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen.
6. slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan of gelijk aan 32 m² per object. .
7. bij plaatsing van meerdere marktkramen en/of het innemen van standplaatsen en/of de plaatsing van enige andere objecten wordt een minimale vrije doorloop (looppad) tussen de objecten van 2 meter gerealiseerd;
8. de toegang voor hulpverleningsvoertuigen wordt gewaarborgd en eventueel te plaatsen objecten ten behoeve van de activiteiten onmiddellijk verwijderd kunnen worden;
9. brandkranen, brandputten en nooduitgangen worden vrijgehouden;
10. de deelnemers aan een wandel en/of fietsactiviteiten zijn reguliere verkeersdeelnemers en wijken niet af van bestaande wegen en paden;
11. er is toestemming van de rechthebbende/eigenaar van de gebruikte ruimte c.q. grond;
12. er worden de noodzakelijke maatregelen genomen om te voorkomen dat de gemeente Olst-Wijhe, dan wel een derde, ten gevolge van het evenement schade lijdt;
13. er aan aanwezige bomen of beplanting geen beschadiging wordt toegebracht;
14. na afloop van het evenement wordt de openbare ruimte geheel schoon en in de oorspronkelijke staat opgeleverd. Eventuele beschadigingen en/of vernielingen zullen voor rekening van de organisator worden hersteld;
15. eventuele bevelen en/of aanwijzingen van ambtenaren van politie, brandweer en/of gemeente worden stipt opgevolgd;
16. er een organisator is;
17. geen vuurwerk wordt afgestoken.

Je kunt bezwaar maken tegen de beslissing op jouw aanvraag. Doe dit binnen 6 weken. Ben je het daarna niet eens met de uitspraak op het bezwaarschrift? Teken dan beroep aan bij de rechtbank.

Heb je vragen over een evenement organiseren?

• Mail ons via apv@olst-wijhe.nl
• Neem online contact met ons op
• Bel ons op 14 0570 (zonder kengetal) of 0570 – 568080
• Bekijk hoe je ons op andere manieren bereikt.